O Conselho de Administração é o principal colegiado de governança corporativa de uma organização. Dentre as suas principais atribuições estão a avaliação e a deliberação da estratégia organizacional.

Normalmente, a estratégia é definida com o olhar para o futuro. Entretanto, parcela relevante das organizações ainda utiliza a maior parte do tempo para avaliar os resultados passados, deixando de focar no que realmente importa: o desenho do futuro e a dinâmica das relações com os stakeholders.

Por conta disso, o Conselho de Administração precisa ter o foco no longo prazo e no crescimento sustentável da organização. Assim, entre as etapas que visam a maior eficácia da governança corporativa está o planejamento anual das atividades do Conselho de Administração.

A seguir, conheça 10 passos práticos sobre o que precisa ser feito na elaboração do planejamento anual do Conselho de Administração:

A tecnologia se faz necessária particularmente para distribuição segura dos materiais do Conselho de Administração, comunicação entre conselheiros e profissionais de governança corporativa, registro seguro de deliberações, notas e evidências das atividades do colegiado e indexação da informação. É possível fazer isso a partir de diversos softwares e repositórios separados, mas é naturalmente melhor de forma integrada. Por esta razão, portais de governança são boas opções para digitalizar todas as atividades do Conselho de Administração.

03. Feche a agenda do ano com os conselheiros</b>

Registre todas as reuniões com a definição da data e o tempo de duração no portal de governança. Ele irá gerar as salas de videoconferência de sua preferência e enviar convites, travando as agendas dos conselheiros de forma integrada.

Acionistas, colaboradores, fornecedores, clientes, sociedade, governo, ONGs, auditores externos etc. são exemplos de stakeholders. É importante definir a forma e a periodicidade de comunicação do Conselho de Administração ou seus representantes com os stakeholders envolvidos.

É fundamental definir quais comitês de assessoramento ao Conselho de Administração existirão, suas atribuições regimentais, sua agenda de trabalho, propostas, recomendações e pareceres sobre matérias estratégicas que devem ser entregues ao Conselho.

Outro passo importante do planejamento anual do Conselho de Administração é listar as principais pautas da agenda de trabalho. Parte-se dos temas obrigatórios (definidos por lei), passando pelos temas estatutários e pelos regimentais (se houver um regimento de Conselho). Após isso, é importante definir os temas relevantes de estratégia e governança da organização que não tenham sido listados anteriormente. Conselhos de Administração com maior visão de futuro têm trazido à mesa temas como cybersegurança, ASG (Ambiente, Social e Governança), diversidade, gestão de riscos, planejamento estratégico etc.

No portal de governança, é possível criar as pautas futuras e deixá-las prontas para o recebimento do material de discussão ou para deliberação posterior.

Qual o objetivo de discutir este item da agenda? Quais materiais devem ser preparados para permitir que o Conselho avalie e decida? Quem irá prepará-los? Esta agenda envolverá comitês e/ou profissionais externos? Quais possíveis deliberações ou resultados estratégicos podem ser extraídos dessa agenda?

Na hora de traçar estratégias, é necessário saber o que cada um espera para o próximo ano. Debater os assuntos, seja por meio de um brainstorming ou com ideias fixas, é de extrema importância para que tudo seja debatido, analisado e estruturado para acontecer.

Revise sempre que necessário, mas foque na execução do seu plano para observar melhorias significativas na eficácia do seu colegiado. É um processo de evolução constante. A cada planejamento anual melhorias são incorporadas. Portanto, não se preocupe se o primeiro ciclo não funcionar perfeitamente.

Dica extra: você também poderia pensar em adquirir um software para digitalizar a Governança na sua empresa, os chamados portais de Governança.

Um portal de Governança é um software desenvolvido para atender as necessidades do dia a dia da gestão de Conselhos e Comitês, bem como todas as demais áreas de uma organização, como Compliance e ESG.

Dentre eles, o Atlas Governance é o maior portal de governança da América Latina, atendendo mais de 400 organizações e mais de 15.000 Conselheiros. Com ele, você pode convocar reuniões em menos de 3 minutos, aposentar seus arquivos e rastrear documentos em uma base de conhecimento digital, centralizar a comunicação da sua governança e muito mais. Quer conhecer o portal pessoalmente? Peça uma demonstração agora mesmo clicando em “Solicitar Demonstração” no menu superior do nosso site!