O que é uma Assembleia geral ordinária, para que serve e como otimizá-la? Descubra neste artigo.

As Sociedades por Ações (S.A) são obrigadas por lei a realizarem anualmente a Assembleia geral ordinária. Mas o que é isso, para que serve e como otimizá-la? Descubra todas essas e outras informações neste artigo.

Banner com link. Clique e baixe agora um checklist para convocação de assembleias!

A Assembleia Geral Ordinária, também conhecida como AGO, é uma reunião de donos. Por lei, essa reunião deve ser realizada pelas empresas uma vez por ano para prestação de contas, aprovação e previsão orçamentária e outras deliberações.

Uma Assembleia Geral Ordinária, como foi visto, deve seguir a recorrência de uma vez por ano, conforme previsto por lei. Por outro lado, uma Assembleia Geral Extraordinária pode ser realizada a qualquer momento, quando necessário, e pode tratar de qualquer assunto. Por isso é chamada de “extraordinária”; porque vai além da ordinária.

A Lei nº 6.404/76 (Lei das S.A.) prevê que a assembleia geral ordinária deve ser realizada nos quatro meses seguintes ao término de cada exercício social.

Isso quer dizer que, para o exercício social encerrado em 31 de dezembro 2022, por exemplo, as sociedades por ações terão até o dia 30 de abril de 2023 para realizar a assembleia geral ordinária. A assembleia tem por objetivo: I) examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; II) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; III) e eleger os administradores, se necessário.

Além disso, a entidade deve publicar e disponibilizar aos acionistas os documentos necessários para a discussão na assembleia com trinta dias de antecedência. Estes são os documentos que, conforme previsto em lei, devem ser compartilhados:

Todas essas informações devem ser publicadas pelas empresas no Diário Oficial do Estado de sua sede e em jornal de grande circulação.

Além da publicação dos próprios Documentos da Administração 30 dias antes da data prevista para a AGO, as sociedades podem fazer um comunicado aos acionistas informando-os que os documentos estão disponíveis na sede. Neste caso, os documentos deverão ser publicados nos mesmos veículos 5 dias antes da AGO.

Observa-se que a companhia de capital fechado com menos de 20 acionistas e patrimônio líquido inferior a dez milhões de reais fica dispensada da publicação dos Documentos da Administração, desde que cópias autenticadas de tais arquivos sejam levadas para registro na Junta Comercial competente sob a forma de anexo à ata de AGO.

De modo geral, a tarefa de convocar a Assembleia Geral Ordinária compete principalmente ao Conselho de Administração ou à Diretoria. No entanto, em alguns casos, também há possibilidade de ser convocada pelo Conselho Fiscal ou qualquer acionista da empresa em situações específicas, como a de atraso da convocação da AG.

Por se tratar de uma reunião tão importante que ocorre de forma anual, existem algumas normas de convocação das assembleias. São elas:

O anúncio da AGO deverá ser publicado, no mínimo, 3 vezes. E o anúncio deverá conter o local, data e hora e ordem do dia, ou seja, pautas a serem tratadas.

No caso da empresa de capital aberto, por contar com um maior número de acionistas, a divulgação deve ser feita com 21 dias de antecedência, e o segundo chamado deverá ser com 8 dias de antecedência.

Já em companhias fechadas o primeiro chamado deve ser feito com 8 dias de antecedência, pois subentende-se que participarão menos pessoas, e portanto a divulgação não precisa ser tão estruturada quanto para empresas de capital aberto.

A assembleia geral deve ser realizada, preferencialmente, na sede da empresa. Caso o espaço não tenha estrutura para comportar essa reunião, pode ser em algum outro lugar na cidade da sede.

No entanto, sabemos que com a digitalização dos processos, você pode se perguntar se seria possível a realização virtual da assembleia. E sim! A Lei prevê a realização de assembleias digitais, no entanto existem algumas ressalvas quanto a eleger uma ferramenta que vá garantir a legalidade das assinaturas e de todo o processo da assembleia.

Um outro fato curioso é que, se a sua empresa não seguir essas normas e mesmo assim houver 100% dos acionistas presentes, a assembleia será considerada regular e as formalidades que acabamos de ver serão desconsideradas.

Uma vez convocada a AGO e iniciada a sessão, existem alguns procedimentos e normas que deverão ser seguidos. Conheça alguns:

A primeira coisa a ser feita é solicitar que um acionista realize a leitura dos documentos descritos anteriormente: relatório da administração, pareceres do conselho fiscal e dos auditores independentes, cópias das demonstrações financeiras e demais documentos inseridos na pauta.

Faz-se necessária a presença de, ao menos, um administrador da companhia, bem como o auditor independente (se houver), para esclarecer as dúvidas dos acionistas. Caso não haja um administrador presente, as deliberações deverão ser adiadas.

Se a assembleia precisar de outros esclarecimentos que não estejam sendo sanados entre as pessoas presentes, a deliberação poderá ser adiada.

É muito importante que todos os acionistas revisem as demonstrações financeiras e das contas antes de aprová-las. Pois, uma vez aprovadas, os administradores e membros do conselho fiscal são exonerados de responsabilidade. A exceção é caso haja erros, fraude, ou uma atitude de má fé.

A ata da assembleia deve ser devidamente arquivada e publicada para que seja de fácil acesso a todos os presentes.

Vimos que a Assembleia Geral Ordinária ocorre anualmente. Já dá pra imaginar a quantidade de pautas e a duração dessa reunião, não é? Porém, tanto no caso da Alta Administração da empresa quanto dos acionistas, as pessoas que têm suas agendas cheias e, por isso, não têm tempo a perder. Sendo assim, vamos deixar aqui algumas dicas que podem otimizar a Assembleia Geral e valorizar ainda mais o tempo dos profissionais que participam dela.

É super importante que todos os membros da assembleia tenham acesso antecipado aos materiais, quanto mais cedo você conseguir disponibilizar os documentos, mais tempo os acionistas e o conselho terá para ler e fazer as suas considerações.

Para garantir que a reunião será o mais produtiva possível, é necessário que você delimite o tempo que será dedicado para cada pauta. Assim, poderá acompanhar as considerações dos acionistas, e tendo com base a estimativa colocada para aquela pauta, poderá para controlar e direcionar o término das discussões para ir para as votações.

Se a AGO for realizada de forma remota, considere utilizar ferramentas de comunicação online para facilitar a participação dos sócios e garantir que todos possam se expressar e participar da reunião. Além disso, um software de assembleias também pode ser responsável pela votação, o que vai diminuir (e muito) o tempo comparado a uma votação presencial.

Por fim, não poderíamos deixar de pontuar as Assembleias Virtuais, que nada mais é do que a realização de uma assembleia comum que atende a todas os procedimentos e normas que citamos anteriormente, mas que é realizada de maneira online.

As assembleias virtuais têm sido cada vez mais vistas como uma das soluções possíveis para empresas que tem acionistas espalhados geograficamente pelo Brasil, fazendo com que o deslocamento não seja um impeditivo para o quórum da reunião, por exemplo.

Seja uma reunião virtual ou uma reunião presencial, uma coisa é certa: você precisa contar com boas ferramentas de gestão de processos e de armazenamento de informações. Até porque as assembleias são previstas em lei e deverão seguir normas e procedimentos que deverão ser documentados para que possam ser provados perante a lei caso algo aconteça com o seu negócio.