A pandemia da Covid-19 em 2020 mudou muitas coisas no cotidiano de pessoas e empresas. A necessidade de investir em tecnologia e a adoção do trabalho remoto impactaram a interação com as partes interessadas (stakeholders) e, consequentemente, a própria Governança corporativa. Com isso, a transformação digital se tornou uma pauta que ganha espaço em Conselhos de Administração.

Neste artigo, você entenderá o que é a transformação digital, qual a importância deste tema, quais são os desafios para a sua implementação e qual o papel da sua organização frente a esta tendência do mercado.

A transformação digital ocorre quando empresas dispõem de tecnologias para corrigir problemas e otimizar processos, impactando em desempenho, produtividade, agilidade e eficácia do negócio.

Por qual motivo você escreve e-mails, costumeiramente, ou usa ferramentas digitais de comunicação ao invés de elaborar uma carta física para enviar por correio? A resposta dessa pergunta parece ser óbvia: porque a tecnologia nos trouxe soluções de comunicação mais simples, rápidas e acessíveis.

Assim, as novas tecnologias, à medida que chegam, tornam outras ferramentas e processos dispensáveis. Até porque, às vezes, um modo ultrapassado de lidar com uma demanda pode não se comportar bem frente às peculiaridades e necessidades da atualidade. Imagine se você tivesse que redigir Atas de Reunião em uma máquina de escrever, por exemplo.

Pode-se afirmar, portanto, que a evolução digital nas empresas visa garantir que métodos e ferramentas não se tornem defasadas em relação às características atuais do mercado. É um processo que cumpre o objetivo construir um ambiente mais moderno na organização e, consequentemente, melhorar os resultados.

Para que isso seja implementado em sua empresa, a primeira questão que se deve ter em mente é: esta mudança deve partir de uma mudança estrutural no seu negócio. A tecnologia deve ter um papel estratégico fundamental na sua organização, e não apenas superficial. Isso significa que processos, políticas e estratégias precisam ser repensados a partir da ótica das tecnologias digitais.

Por conta disso, a transformação digital começa na <a style="text-decoration: underline;" href="https://welcome.atlasgov.com/blog/governanca/governanca-corporativa-o-que-e/" rel="noopener">Governança corporativa</a> do seu negócio. A Alta Administração dará o tom às demais instâncias da organização neste processo de conversão.

A pandemia acelerou a decisão de investimento em tecnologias que facilitem a administração da empresa, como o software de Governança. Porém, esta transformação digital precisa chegar até as mesas dos Conselhos de Administração. O principal órgão de Governança deve ter proatividade e participação direta na escolha dos caminhos para o processo de transformação digital.

Em outras palavras, a digitalização da Governança corporativa é uma pauta indispensável para o Planejamento Anual de reuniões do Conselho da sua empresa. E quais são os benefícios de digitalizar a sua Governança? É o que descobriremos a seguir:

A seguir, confira algumas motivações para que o Conselho de Administração da sua organização discuta sobre as possibilidades de se aliar a esta tendência:

Como foi dito em um exemplo anterior, muitos processos já são ultrapassados e dispensáveis frente às características atuais do mercado. Muitas empresas, inclusive, já aposentaram seus arquivos e passaram a trabalhar com recursos tecnológicos proporcionados pela computação em nuvem. Assim, o armazenamento e a busca de informações se tornam mais simples e centralizado. Isso resulta em otimização do tempo e eficiência. Quanto tempo você gasta hoje para buscar uma ata em arquivos físicos? Já pensou em digitalizá-lo?

A transformação digital aplicada a processos organizacionais traz ganhos relevantes. Processos produtivos, de gestão de trabalho e desempenho, logísticos, administrativos e vários outros podem ser digitalizados e automatizados. Isso tudo ajuda a ter mais competitividade no mercado, redução de custos e aumento de eficiência para os consumidores de produtos e serviços da sua organização. Concorrentes à frente neste aspecto estão na liderança de seus mercados, conquistando a nova geração de clientes e também a carteira de empresas obsoletas.

Todos os anos cresce exponencialmente o volume e formas de ciberataques a empresas. No Brasil, o Wannacry, um ransonware que se espalha pela rede a partir de um funcionário que abre um arquivo (posteriormente, criptografa os dados e pede um resgate em dinheiro para liberá-los), paralisou operações do INSS e afetou organizações como Petrobrás, Telefônica/Vivo, Santander, tribunais de justiça do país e milhares de outras entidades. Isso custou não somente o resgate, mas também a reputação destas organizações.

Esta escala de ataques cibernéticos atinge organizações de todo o mundo. Em termos de dados pessoais, foram milhares de ataques apenas em 2020, atingindo desde organizações privadas de grande porte (como os hotéis Hilton e a Honda) a entidades como a Receita Federal Brasileira e o Ministério da Saúde. Portanto, é função do Conselho de Administração estudar o assunto e fazer o que estiver ao seu alcance para evitar situações como essa. A negligência neste caso pode ter um preço muito elevado.

Parcela relevante das vendas e do crescimento das organizações na próxima década virá por meio de canais digitais. A decisão do cliente está cada vez mais direcionada a serviços e produtos oferecidos pela internet, com suporte online, informação centralizada e em tempo real. A transformação digital das vendas é um passo obrigatório para organizações que queiram crescer, e é papel do Conselho criar um ambiente de crescimento que propicie oportunidades para aquisição e manutenção dos melhores talentos.

Um dos papéis do Conselho de Administração é aumentar de forma consistente o valor de sua organização. O mercado é unânime em diferenciar organizações “da velha economia” e empresas com parte ou a totalidade de seus processos baseados em transformação digital. As recentes ofertas públicas de ações mostraram empresas avaliadas por múltiplos de EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização) e empresas avaliadas por múltiplos de receita. Com uma boa margem de segurança, é possível afirmar que as empresas que largaram na frente na corrida da transformação digital alcançaram precificações melhores em suas ofertas.

Além do mais, a comunicação entre os colegiados é uma das áreas mais impactadas pela digitalização da Governança. Isso porque há ferramentas que permitem agendar reuniões com facilidade, rastrear documentos e dados com velocidade, organizar as informações de maneira transparente e acessível etc. Tudo isso faz o relacionamento entre órgãos da Governança ser mais fluido.

Evidentemente, existem também obstáculos para que este processo se concretize em uma empresa. Vejamos alguns desafios da evolução digital da Governança:

A nova mentalidade das lideranças é que definirá o grau de sucesso dessa transformação. Se os gestores forem fechados para mudanças, a Governança conservará seu estado e, com o tempo, poderá se transformar obsoleta.

Talvez, outro ponto a se observar é a dificuldade dos agentes da Governança para lidar com novas ou muitas tecnologias. Como ocorre a comunicação entre os colegiados na sua empresa? Utiliza-se e-mail? WhasApp? Telegram? Outras ferramentas? Tudo junto e separado?

À medida que as tecnologias de comunicação ajudam, elas também podem atrapalhar. Como lidar com tantos canais? Quais devem ser priorizados? Trabalhar com diversos meios pode gerar confusão e até mesmo fazê-lo perder tempo.

Este é o seu caso? Se for, saiba que isso pode ser resolvido facilmente. Basta escolher bem a ferramenta que será adotada para a digitalização da sua Governança. Para ajudá-lo, elencamos a seguir algumas perguntas relevantes para a definição de um software de Governança.

Veja abaixo algumas observações que podem lhe auxiliar na escolha de um portal de Governança para a sua empresa:

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Um Conselho de Administração “analógico” – ou seja, sem um software de Governança – tem menores chances de promover a digitalização dos processos. Um Conselho “analógico” é mais exposto aos riscos de segurança cibernética, e tende a ser menos eficiente, entregando menos crescimento e menos valor à sua organização.

Os portais de Governança são softwares pensados para atender as necessidades do dia a dia dos colegiados. Deixar os processos manuais e morosos para dar lugar à digitalização da sua Governança Corporativa permitirá que mais tempo seja aplicado às questões estratégicas de sua empresa.

A questão agora é como escolher o melhor portal de governança para a realidade da sua organização. Baixe nosso ebook gratuito e descubra como escolher o portal certo para a sua empresa!